Slik ble jeg Docmap-fan

Docmap har aldri funket for meg. Det er en hovedårsak til det: Jeg finner ikke fram til det jeg leter etter. For de uinnvidde (for de er jeg sikker på finnes der ute blant de 12 000 medarbeiderne i foretakene i Helse Nord), kan jeg fortelle: Docmap er datasystemet som skal samle alle prosedyrer, retningslinjer mm. som helseinstitusjonene i Helse Nord har. Et kvalitetssystem altså; flyttet fra permen i hylla til dataskjermen. Lenke til Docmap finnes på intranettet.

Alt på ett sted

Nå vet jeg at mange fortsatt bruker permer i tillegg til Docmap. Jeg er ikke helt sikker på hvorfor. For min egen del har jeg visst om og forholdt meg til Docmap helt siden det ble innført for flere år siden. Jeg har hele tida støttet ideen bak Docmap, at alle prosedyrer og rutiner skal finnes ett tastetrykk unna - alltid oppdatert - på enhver pc, og ikke bare i en utskrift i hylla på vaktrommet.

Det er irriterende å ikke kunne stole på permen (jeg vet det har kommet en ny versjon av en rutine, men det er den gamle som ligger i permen). Enda mer irriterende er det å ikke finne fram i datasystemet. Søkeboksen på forsida til Docmap er jo hjertet inn i Docmap; det er veien inn til det du skal finne. Det er den jeg har brukt de få gangene jeg har forsøkt å finne noe.

Problemet er at et søk gir altfor mange resultat. Min eneste måte hittil å finne fram på, er å vite helt nøyaktig hva dokumentet jeg leter etter heter. Og det vet jeg jo sjelden.

Utvidet søk

Men her om dagen kom en kollega inn på kontoret og viste meg noe: En knapp som heter ”Utvidet søk”. Den ligger gjemt nederst til venstre på Docmaps startside. Kall meg ignorant eller blind, men jeg har aldri trykket på den knappen.

Jeg skal nå veilede deg gjennom mine oppdagelser i ”Utvidet søk”-valgene, slik at jeg kanskje lærer deg noen brukbare triks.

”Dokumenttittel” (1) og ”Innhold” (2) er de samme valgene som i den enkle søkeboksen. Det søker i hele Docmap. For å få til et nok avgrenset søk der, må man etter min mening være veldig presis på hvilket dokument man søker etter.

Men valget ”Organisasjon” (3) gjorde meg glad! Klikk på forstørrelsesglasset til høyre for boksen (4). I den boksen som da kommer opp, kan du klikke deg fram til den avdelingen du selv jobber på. Klikk deretter søk, og vips - du har en oversikt over alle dokumenter som gjelder for din avdeling.

Når du kombinerer ”Innhold” (2) og ”Organisasjon” (3) da er du nært å finne det du leter etter.

Som du ser er det mange andre valg i ”Utvidet søk”, men de kan du sjekke ut selv.

Søkeresultatet

Det er også viktig å forstå søkeresultatet som kommer opp. Det jeg ikke visste, var hva de ulike bokstavkodene foran hvert dokument sto for (5). Bare ved å skjønne at DS betyr ”dokumentsamling”, altså flere dokumenter om samme sak samlet, klarer jeg bedre å lete meg gjennom søkeresultatet. Se i tabellen helt nederst hva de ulike bokstavkodene betyr.

En annen viktig lærdom er at jeg kan sortere søkeresultatet ved å klikke på ”Dokumenttittel” (6), ”Gyldighetsområde” (7) eller ”Gyldig fra” (8).

Må struktureres

Alt er ikke perfekt i Docmap. Etter min mening må det gjøres en ryddejobb. F.eks. bør navn på avdelinger (”Gyldighetsområde”) gjøres på samme måte i alle foretakene. Det kan ikke bare stå at dokumentet er gyldig for ”Akuttmottak”. Det må stå tydelig hvilket akuttmottak.

Men det lille jeg har lært, har gjort at jeg står på trappen til Docmap-fanklubben. Jeg melder meg inn den dagen innholdet er strukturert bedre og noe funksjonalitet er forbedret (som jeg vet er på trappene).

Noen tips

Til slutt noen tips til deg som ønsker en bedre Docmap-bruk.

• Få en kollega som er litt bedre enn deg i Docmap til å vise deg sine beste Docmap-triks.
• Bruk 20 minutter på å klikke deg gjennom valgene i ”utvidet søk” og bli kjent med hvordan søkeresultatene vises.
•  Sjekk litt i brukerveiledningene til Docmap, finnes her (i Docmap selvfølgelig): http://boo-hndcm-01.hn.helsenord.no/DocMapProd/page/doc/dmDocIndex.html?DOCID=556596?DOCVIEW=FALSE  (lenke vil kun virke når du er på en datamaskin innenfor foretaket).
• Krev et ordentlig Docmap-kurs, tilpasset din bruk av Docmap.